Werkprocessen onder de loep

Met de personele verandering door aanstelling van Freddy Jolie is ook gekeken naar de huidige werkwijze rondom personeelszaken. Dit was nodig vanwege de merkbare toenemende werkdruk, maar ook vanwege veranderende wet- en regelgeving. Hierdoor is kritisch gekeken naar werkprocessen en zijn deze of worden deze waar nodig anders (lees: efficiënter) ingericht.
Dit sluit aan bij de herstructurering van het bestuursbureau die plaatsvindt, waarbij de rol van medewerkers van het bestuursbureau duidelijk beschreven wordt in taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Willen we in de toekomst kwalitatief goed onderwijs blijven verzorgen, dan is het nodig om de bedrijfsvoering hierop af te stemmen.
De belangrijkste veranderingen ten aanzien van personeelszaken worden hieronder genoemd.

Communicatie
Vragen kunnen voortaan uitsluitend via het e-mailadres pz@tangent.nl gesteld worden, dus niet meer via de persoonlijke e-mailadressen van de betreffende medewerkers.
Vanuit hier worden de binnengekomen vragen dagelijks bekeken en verdeeld naar behandelaar.
Daarnaast is veel informatie ook op andere plaatsen te vinden. Denk aan de website van Tangent (nadat je ingelogd bent op Intranet) en je persoonlijke omgeving in 'Mijn Concent'. Uiteraard kunnen medewerkers voor vragen ook terecht bij hun schoolleider(s).

Spreekuur
In de oude situatie was er voor medewerkers op woensdagmiddag de mogelijkheid tot een persoonlijk gesprek met Personeelszaken over onderwerpen als het opnemen van verlof.
De beschouwing van de werkprocessen leidde naar het oordeel dat het beter is de gesprekken over zwangerschaps-/bevallingsverlof of ouderschapsverlof door de directeuren te laten voeren. Zij zijn het immers die de personele inzet moeten afstemmen en regelen. Het is daarom logisch de gesprekken daaromtrent te laten voeren tussen betrokkene en de directeur.
Het spreekuur is daarmee vervallen.

Samenwerking met administratiekantoor Concent
Tangent heeft een contract met Concent voor het uitvoeren van de personeels- en salarisadministratie. Om die reden moeten we, meer dan we voorheen gewend waren, gebruik gaan maken van hun dienstverlening, kennis en expertise. Met name als het gaat om salarisberekeningen m.b.t. (on)betaald ouderschapsverlof zal Concent de behandelaar van dit onderwerp zijn.

Zwangerschap, bevalling en (on)betaald ouderschapsverlof
Ten aanzien van bovenstaande onderwerpen is er onlangs een wijziging opgetreden voor wat betreft werkwijze. Voortaan zal de schoolleider samen met de medewerker de hiervoor benodigde formulieren- en overeenkomsten invullen. Hier wordt géén bevestigingsbrief meer over verstuurd. De ingevulde formulieren en/of overeenkomsten worden na overeenstemming ingeschoten in het digitaal dossier.

In zijn algemeenheid willen we toe naar papierloos werken en het benutten van de digitale omgeving. Immers zijn gegevens als benoeming-, verzuim- en verlof al terug te vinden in de persoonlijke omgeving in 'Mijn Concent'.

Bovenstaande wijzigingen zullen in beginsel om gewenning en gedragsverandering vragen. We rekenen op jullie begrip en vertrouwen op jullie medewerking.

Personeelszaken 700

Team personeelszaken,

Freddy Jolie (beleid- en advies) [foto links]
Tanja van Opheusden (administratie) [foto rechts]
Aart de Gunst (AK Concent)